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Twitter首席执行官杰克•多尔西(Jack Dorsey)在一份公司备忘录中写道:“像这样的电子邮件通常充斥着企业用语,所以我要直接告诉你。”他接着概述了裁员计划,旨在加强公司的发展。
 
虽然我有很多方法可以支持这封邮件,但我还是赞扬了这位首席执行长直入主题的努力。不必要的冗长,有时甚至是完全不必要的,电子邮件已经被忽视太久了。这种影响远远超出了你每次听到另一封电子邮件通知时的焦虑。不守规矩的电子邮件可能会损害你的团队的生产力,随着时间的推移,也会损害公司的底线。
 
全职员工平均每天收到约120封电子邮件。这相当于每天花在筛选收件箱上的时间约为2.6个小时。想象一下,蓝冠测速官网如果你能把这个数字减半。研究表明,我们收到的令人震惊的电子邮件中,有相当一部分甚至都不值得一看。尽管Slack、Twist和谷歌Hangouts等即时通讯应用的兴起,电子邮件仍是商务沟通的主要形式。
 
这就是为什么要弄清楚如何提高你的电子邮件技能,以确保你的下一条信息不会被干扰的原因。更重要的是,有效的邮件可以提高工作效率,节省发件人和收件人的时间。在这里,根据那些工作是成功的沟通的人所使用的策略,来指导如何更成功地发送电子邮件:营销专家。
 
1. 小心选择收件人。
 
在市场营销中,有一个术语叫做“细分”。它意味着根据年龄、收入、个性特征或行为等特征将客户分成更小的群体。这样,您就可以对以后发送的内容进行调整和优化。假设你是一家票务公司。一个20岁的人可能会对即将到来的贾斯汀·比伯演唱会感兴趣,但是一个70岁的人呢?并非如此。
 
分段是公司用来增加他们的邮件被阅读和处理的可能性的一种策略。现在,客户想要感觉到组织在与他们对话,而实现这一点的一种方法是共享与他们相关的信息。就像营销人员照顾他们的收件人一样,我们在给同事写邮件时也应该这样做。如果你要发邮件,首先要确定邮件里一定要有哪些人,因为如果邮件内容与收件人无关,那就会损害你在收件人眼中的可信度。过度抄送你的经理也是一样。剑桥大学教授大卫·德·克里默表示,过度抄送邮件不仅令人讨厌——不必要地大量涌入收件箱——还会在同事之间产生不信任。或者,正如德·克里默教授所说,它建立了一种“恐惧和低心理安全的文化”。
 
更不用说,许多电子邮件(可能比你想象的要多得多)根本不需要发送。杜克大学(Duke University)的行为经济学家丹·艾瑞里(Dan Ariely)发现,“大约有三分之一的邮件根本不需要看,只有大约十分之一的邮件被认为重要到需要在收到后五分钟内阅读。”这就足够让你在下次点击“发送”之前三思了。
 
2. 对你的CTA要有策略。
 
CTA (call-to-action)是电子邮件的最后一部分,在这里你可以鼓励你的读者去做一些事情:现在购物,了解更多,注册等等。有时,CTA是一个按钮,但它不必是。它必须简洁、引人注目、容易理解。对于市场营销人员来说,cta是没有商量余地的,因为它们可以帮助企业获得更多的客户。
 
在我们的日常电子邮件中,这个设备也可以用来完成我们的信息目的。无论是组织一次会议,请求反馈或分配一个项目,一个简洁的,最后的提醒,我们所追求的可以提高任何电子邮件的效用。事实上,它是如此的重要,以至于我倾向于用cta来开始我的电子邮件,并向后工作。
要使您的cta弹出,将它们从文本主体中分离出来,并使用粗体文本和颜色。如果你有几个行动项目,用项目符号把它们分开,试着把每个邮件的行动项目限制在两个。另一个有用的做法是:如果你要给多个收件人发邮件,用“@”来给不同的人发邮件。“@Pam:检查幻灯片,并在周二EOD前反馈。”这样,你就不会对别人的期望产生歧义。
 
3.身体语言要简短,但要个性化。
 
成年人的注意力持续时间为8秒。在那之后,大多数人会失去注意力。你只有8秒钟的时间来表达你的观点。考虑到47%的电子邮件是在移动设备上打开的,而在移动设备上,战争和和平时期的信息更不可能完成,所以你最好把邮件写得简短一些。
 
专家建议将邮件字数限制在150字以内。正如《哈佛商业评论》(Harvard Business Review)所解释的那样,“虽然语境对引导读者的解读至关重要,但要记住,他们需要知道的东西必然是你能告诉他们的一切的子集。”
 
如果你发现无法坚持字数限制,可以考虑将你的信息分成不同的邮件。在某种程度上建立人际关系也很重要。没人想读一条听起来像是机器人写的信息。所以,花点时间想想你的听众,增加一点个人色彩。它可能是这样的:
 
“嗨,安妮,
 
上周五的演示做得不错。
 
关于本周的预算会议……”
 
它不必是非凡的;只是一个快速的,真实的连接。
 
4. 不要忽略主题行。
 
最后,写一个让他们无法忽视你(或你的邮件)的标题。关于电子邮件营销的研究发现,蓝冠测速官网50%的订阅者只根据主题栏打开电子邮件。值得付出额外的努力来精心设计一个引人注目、信息丰富且富有创造性的主题。从军事通信实践中借鉴来的一个很好的建议是,要包含描述你的信息性质的行动词语。更进一步说,要大写那些行动词。
 
例如:
 
签署-供应商合同附件
 
信息-周五演示日的试运行(无需响应)
 
你更喜欢哪个设计师?
 
请求-批准2020年预算。”
 
使用这种技巧,收件人马上就知道期望什么,如果有什么期望的话。
 
电子邮件可能是压力的来源,但也不一定。作为我的公司JotForm的首席执行官,我每天至少收到一百封电子邮件,有些时候,我自己也会发差不多一百封。但是,通过练习一些简单的电子邮件礼仪,我们都可以从我们喜欢的商务沟通形式中获得更多。记住:不要害怕偶尔拿起电话。